In de periode voorafgaand aan het bewind van minister Armand Achaibersing bij Financiën, werd er volgens de accountant belast met onderzoek naar de reçufraude- zaak, niet of nauwelijks aandacht besteed aan de opmerkingen en aanbevelingen van de controle-instanties. Naar de mening van de accountant, werden hierdoor tekortkomingen in de administratieve organisatie en interne beheersing niet verholpen en werd er zo een bodem gelegd voor malversaties en onrechtmatige betalingen. “De grondoorzaak is daarom binnen het staatsbestel het niet goed kunnen functioneren van CLAD en Rekenkamer door het niet toepassen van hun bevindingen en aanbevelingen, alsook het ontbreken van toezicht daarop door De Nationale Assemblee. Ook een te late verslaggeving door de ministeries en dientengevolge te late rapportage door de controlerende instanties, is debet aan het niet tijdig nemen van corrigerende maatregelen. Het hoeft geen betoog dat bij achterstanden in rapportage en behandeling van rapporten van de controle-instanties, er omstandigheden en gelegenheden ontstaan voor malversaties en onrechtmatige betalingen”, aldus de accountant. Bij wijze van voorbeeld haalde hij aan, dat de Rekenkamer pas in 2021 de begrotingsrekening 2017 ter controle heeft ontvangen. “Met de controle werd terstond een aanvang gemaakt en de rapportage vond plaats in maart 2022. Ook de CLAD heeft over 2017 pas in 2022 gerapporteerd. Over de jaren 2018, 2019 en 2020 is door de CLAD eveneens in 2022 gerapporteerd. Over de bevindingen heeft met de CLAD nog geen terugkoppeling plaatsgevonden. Door de Rekenkamer is tijdig gerapporteerd over de begrotingsrekening 2020. Ditmaal is wel door uw ministerie breedvoerig ingegaan op de in het rapport opgenomen bevindingen en aanbevelingen. Het overleg met de Rekenkamer is nog gaande”, bevestigde de accountant in zijn rapport.
Acties
De accountant stelde dat daarom op korte termijn de volgende acties werden geïndiceerd, waarbij er binnen het ministerie van Financiën als pilot een audit comité zal worden ingesteld, waartoe de instellingsbesluiten en een audit charter al zijn ontworpen en voor commentaar voorgelegd aan de CLAD en de Rekenkamer. “Beide instanties zullen een rol vervullen in het comité. Het comité heeft een compliance functie en moet ervoor zorgen dat de controlefunctie van de CLAD, de Rekenkamer en de Interne Controle Afdeling tot haar recht komt. Niet in de laatste plaats dat DNA tijdig zal beschikken over deugdelijke gecontroleerde financiële verslagen, op basis waarvan decharge aan de ministers moet kunnen worden verleend. Verder zal de in het verleden uitgeholde Interne controlefunctie in eer worden hersteld en de treasury functie, die moet toezien op een prudent kasbeheer en management van de cashflow, welke voorafgaande aan het bewind van de huidige minister van Financiën verzwakt is wordt nu met onmiddellijke ingang versterkt om te komen tot betere planning en beheersing van de cashflow”.
CLAD en de Rekenkamer
“Al enige tijd is er ter versterking van de controleomgeving en in het kader van de uitvoering van het programma naar Transparant bestuur, een maandelijks tripartite overleg met de CLAD en de Rekenkamer op de agenda. Dit overleg is gericht op een tijdige controle en verslaggeving, waarbij wordt gestreefd naar inhoudelijke verbetering van de verslaggeving en de rapportage daarover. Er zijn afspraken dat het ministerie van Financiën en Planning alsnog de bevindingen en adviezen van de CLAD, die in voorgaande jaren niet ter harte zijn genomen, krijgt aangereikt, op basis waarvan departementaal breed acties kunnen worden genomen ter verbetering van de administratieve organisatie en interne beheersing. Door de CLAD is voorgesteld op basis van een risicoanalyse, verbeteringen in te voeren op verschillende niveaus in de organisatie, waaronder ook het risicomanagement van de eerste lijn (de lijnfunctionarissen). De analyse moet verder richting geven aan in de administratieve organisatie aan te brengen versterkingen, werkzaamheden van de Interne Controle afdeling, de CLAD en Rekenkamer, alsmede de toezichtfunctie van het ministerie van Financiën en Planning”.
Tot slot stelde de accountant, dat tot dusverre er nog steeds gewerkt wordt met de oude Comptabiliteitswet van 1952, omdat de uitvoeringsbesluiten en de op de nieuwe Comptabiliteitswet 2019 afgestemde regelgeving nimmer tot stand zijn gekomen. “Op korte termijn zal door een werkgroep van het ministerie worden gestart met het vormgeven aan richtlijnen voor de uitvoering van de Comptabiliteitswet 2019, met het oog op daarin, de Rekenkamerwet en het Landsbesluit instelling CLAD, aan te brengen verbeteringen. De leden van de werkgroep zullen de trainers zijn om de richtlijnen departementaal breed uit te rollen. De richtlijnen moeten mede de basis leggen voor deugdelijke administraties en doelmatig financieel beheer”.
