Het Nationaal Archief Suriname (NAS) dat onder het ministerie van Binnen-landse Zaken (BiZa) valt, heeft in sa-menwerking met de Stichting Oplei-dingen en Examens voor Documen-taire informatievoorziening en Admini-stratieve Organisatie Nederland (SOD), de vierde Documentaire Infor-matievoorziening 1 (DIV-1) opleiding in Suriname georganiseerd. De vierde lichting vond plaats in de periode oktober 2016-december 2017, waarna 43 personen vandaag hun diploma in ontvangst hebben mogen nemen bij het NAS.
Rita Tjien Fooh-Hardjomohamad, directeur van het NAS, zegt dat deze opleiding sinds 2011 wordt georganiseerd, inmiddels zijn er 190 personen getraind. De eenjarige opleiding heeft tot doel het beheren van de archieven binnen de overheid te verbeteren en is gericht op de documentaire informatievoorziening binnen de overheid. De DIV-opleiding stelt de medewerkers van de afdeling DIV in staat hun werkzaamheden op professionele wijze uit te voeren en bij te dragen aan het behoud van de overheidsarchieven.
NAS heeft de verantwoordelijkheid om de kwaliteit van de archiefopleiding te bewaken. Na zeven jaar zal de opleiding grondig geëvalueerd worden. Volgens Fooh-Hardjomohamad, overweegt het NAS om de opleiding voor 2018-2019 nog niet aan te vangen.
Echter verzekerde minister Mike Noersalim van BiZa, dat er al gewerkt is aan de invulling van het curriculum van de opleiding. Binnenkort zal het projectvoorstel worden aangeboden. De opleiding komt spoedig als de zaken in orde zijn. Noersalim zegt dat zijn ministerie bezig is met het project voor het opstellen van selectielijsten ten behoeve van overheidsorganen, doelstelling is de archieven te ordenen en toegankelijk te maken, waarna die overgebracht kunnen worden naar het NAS. Overheidsorganen hebben bij het overbrengen van de archieven een achterstand die kan worden ingelopen indien de overheidsorganen de wettelijke voorschriften voor wat betreft het overbrengen van archieven naar het NAS in acht nemen. De bewindsman gaf te kennen dat niet alle ministeries hun project ingediend hebben vanwege diverse redenen.
Verder geeft Fooh-Hardjomohamad aan dat de komende maanden er tijd besteedt zal worden aan de evaluatie van het curriculum. En tegelijkertijd zal een enquête onderzoek verricht worden op de afdeling DIV van de overheidsorganen. “Wij moeten ook kritisch zijn naar ons zelf. Wat hebben we afgeleverd aan DIV-kader op de ministeries. Moeten we ons curriculum wijzigen. Kijken of de theorie en de praktijk goed op elkaar zijn afgestemd. Of moet iets veranderd worden.?”, aldus Fooh-Hardjomohamad.
Vanwege de moderne technologie en digitale ontwikkelingen moeten bepaalde onderdelen ook gewijzigd worden. Deze zaken moeten ook in de werkprocessen voorkomen. Het NAS heeft geconstateerd dat diverse overheidsorganen reeds zijn overgestapt naar digitale processen. Daarom zal nakeken worden of alle ministeries gebruik zullen maken van één software of zullen alle ministeries een eigen software gebruiken. Verder zal grondig worden gekeken naar de praktische werkelijkheid op de DIV-afdelingen. De archivaris gaf thans aan dat de wetgeving aangepast zal moeten worden als gewerkt wordt met digitale documenten. In de archiefwet staat dat de documenten/archieven pas na 10 jaar moeten worden overgebracht naar het NAS. Echter is het niet duidelijk of dat ook moet geschieden met digitale documenten.

-door Kimberley Fräser-