TABTO Group NV (www.tabtogroup.com) biedt o.h.g.v. Compliance sinds 2019 middels organisatieadvies, begeleiding van transitie- en implementatietrajecten, awareness sessies en trainingen ondersteuning aan bedrijven – waaronder het notariaat, makelaars, banken en pensioenfondsen – om te voldoen aan de eisen van de Wet Melding Ongebruikelijke Transacties (MOT)/Anti Money Laundering & Countering Financing Terrorism en Wet Identificatieplicht Dienstverleners (WID). TABTO publiceert momenteel een serie artikelen onder de naam ‘Compliance Dialoog’ met als doel  in het kader van de National Risk Assessment (NRA) de sense of urgency in Suriname te vergroten voor de uitvoering van de 4th Mutual Evaluation door de Caribbean Financial Action Task Force (CFATF) in Q1 2021. Brigitte Wong Tham Soeng, Directeur TABTO en Bedrijfskundige, treedt deze week in dialoog met Marion Cadogan gehuwd Boëtius, Notaris en Partner bij het Notariaat Alexander, met als topic:

“NOTARIAAT ALEXANDER TEGEN HET LICHT VAN DE NRA.” 

Aanleiding van het Notariaat om te voldoen aan de Compliance regels

Wong Tham Soeng geeft aan dat Suriname zich in de mondiale strijd tegen witwassen en terrorismefinanciering verplicht heeft haar nationale rechtshandhaving- en toezichtsysteem in overeenstemming te brengen met de aanbevelingen van de (C)FATF. Derhalve is in 2002 de MOT/WID wet- en regelgeving aangenomen, waardoor ook het Notariaat als niet-financiële dienstverlener, er niet onder uitkomt zich te registreren, haar bedrijfsvoering in te richten conform voormelde regelgeving en ongebruikelijke transacties te melden bij het Financial Intelligence Unit Suriname. Het niet voldoen aan de regels kan voor een organisatie een boete van maximaal SRD 1.000.000,- per overtreding betekenen. Anderzijds heeft het voldoen aan de gestelde Compliance-eisen echter ook zijn positieve kanten voor het Notariaat, zoals de imagoverbetering, meent Wong Tham Soeng. Cadogan bevestigt dit en geeft aan dat naleving van de Nieuwe Notariswet van 2019 in het licht van Compliance inderdaad kan bijdragen aan imagoverbetering van het Notariaat. De burger mag verwachten dat de notaris onafhankelijk, onpartijdig en zorgvuldig het beroep uitoefent,  maar het blijkt dat het vertrouwen in het Notariaat als sector ernstig is geschaad. Wong Tham Soeng voegt toe dat naar verwachting het instellen van een tuchtcollege in combinatie met een toezichtorgaan de kwaliteitsstandaarden van het Notariaat zal bevorderen, waaronder de effectieve aanpak van integriteitschendingen. Cadogan wijst op de toegenomen zorgplicht van de notaris om klanten volledig en in begrijpelijke taal te informeren over de inhoud en gevolgen van een akte. Zij benadrukt dat het naleven van de MOT/WID regels, ook de rechtszekerheid van de mensen zal doen toenemen bij het zakendoen met de notaris.

Notariaat Alexander heeft zich jaren geleden n.a.v. diverse MOT/WID informatiesessies geregistreerd bij het FIU, een Compliance Officer benoemd en gestart met eventuele meldingen. Toen Cadogan vorig jaar allereerst in contact kwam met de dienstverlening van TABTO en vervolgens een NRA-sessie bijwoonde, werd zij zich ervan bewust dat het kennen van de wet als kandidaat-notaris echter niet voldoende is om te weten hoe de eisen en richtlijnen van de MOT/WID wet- en regelgeving te implementeren in de organisatie. Daarnaast is praktische begeleiding en bewustmaking van het belang vereist. Voorts wilde het Notariaat toetsen in hoeverre zij voldeed aan de MOT/WID regelgeving. Dit was aanleiding voor het Notariaat om gebruik te maken van de Compliance dienstverlening van TABTO. 

Compliance Proof Pakket

Wong Tham Soeng geeft aan dat het Notariaat in 2020 het op maat gesneden Compliance Proof Pakket  van TABTO heeft doorlopen, speciaal ontwikkeld voor het midden- en kleinbedrijf om binnen afzienbare tijd te voldoen aan de eisen van de MOT/WID wet- en regelgeving. Het pakket bestaat uit:

• Compliance audit;
• Risk-Based Analyse;
• Compliance training voor de medewerkers;
• Opstellen of optimaliseren van het Compliance- en Risicobeleid en procedures, alsmede de daarbij behorende checklists en formulieren;
• Begeleiding implementatie van het Compliance- en Risicobeleid en procedures;
• (Her)Inrichting van de Compliance functie;
• Een plan van aanpak aangaande completering bestaande ‘Klantdossiers’;
• Begeleiden en coachen van de medewerkers m.b.t. de veranderde werkwijze. 

Hoe heeft het Notariaat dit ervaren?

Cadagon blikt terug en vertelt dat zij en het personeel best wel verrast waren over de bevindingen in het Compliance Auditrapport. “Je denkt goed bezig te zijn en te werken op basis van de bestaande richtlijnen en hoopt dus toch een voldoende te behalen bij de Audit. Je kunt dan toch verrast zijn als er nog op vele gebieden in de bedrijfsvoering verbeterpunten blijken te zijn. Gelukkig is het geen examen waarvoor je moet slagen, maar een momentopname die inzichtelijk maakt aan welke punten je moet werken. Wong Tham Soeng benadrukt dat juist het Auditrapport fungeert als leidraad voor een gedegen implementatie van de MOT/WID  eisen en richtlijnen in de organisatie.

Cadogan benadrukt dat gedurende de MOT/WID-training en het implementatietraject alle medewerkers werden uitgedaagd om kritisch naar hun eigen functioneren en dat van de organisatie te kijken. Temeer zij als Poortwachter een belangrijke schakel zijn in het tegengaan van witwasactiviteiten en terrorismefinanciering, en zich niet kunnen beroepen op de geheimhoudingsplicht. Het werken conform de nieuwe Complianceprocessen is een uitdaging; het notariaat heeft echter geen keuze en moet gewoon de regels uitvoeren! Ter illustratie geeft Cadogan aan dat na de training en het ontwikkeld beleid, de daarbij behorende ‘compliance formulieren’ ingevuld, gescreend en ondertekend worden. Dit voegt naast de reguliere notariële werkzaamheden een extra dimensie toe aan het werk, maar we stimuleren en helpen elkaar om het beleid te volgen.

Thans stimuleert Notariaat Alexander de klanten hun medewerking te verlenen aan het giraal betalingsverkeer ter indamming van de cashcultuur. Daar de medewerkers van dit alles doordrongen zijn, vergemakkelijkt het een tactvolle en effectieve communicatie naar de klanten.

Meerwaarde TABTO

Cadogan meent dat het notariaat nog niet die stip aan de horizon heeft bereikt, maar dat middels het Compliance Proof Pakket, de organisatie wel ingericht is conform de Compliance-vereisten. Daarnaast onderstreept zij dat de samenwerking tussen de notaris en alle schakels op het Notariaat belangrijk is. Hoewel de notaris de verantwoordelijke persoon is, dragen alle medewerkers ook hun steentje bij aan de kwaliteit van de dienstverlening. Daarom heeft het gezamenlijk trainen van een ieder op het notariaat wezenlijk bijgedragen aan de bewustwording en gedragsverandering voor het dagelijks werken conform de nieuwe Compliance processen.

Aanbevelingen

Cadogan adviseert het Notariaat als sector het volgende:

• Werk aan Gedragsverandering

Het toepassen van de MOT/WID regelgeving impliceert een andere manier van werken, hetgeen mogelijkerwijs intern en extern weerstand kan oproepen. Doch door het verkrijgen van inzicht in desbetreffende wet- en regelgeving wordt de awareness en het draagvlak bij alle betrokkenen in de keten vergroot. Werk er serieus aan, eventueel met praktische begeleiding.

• Spanningsveld: Publieke functie versus ondernemerschap

Behoorlijke taakvervulling en het in acht nemen van de Compliance-eisen betekent dat er een spanningsveld kan ontstaan tussen het in behandeling nemen van bepaalde zaken enerzijds en het verdienen van inkomen anderzijds. Doch door hiervan bewust te zijn, zal er elke dag een goede balans moeten worden gevonden om de juiste beslissingen te nemen.

• Melden van ongebruikelijke transacties

De beroepsgroep moet erop toezien dat witwaspraktijken en terrorismefinanciering zich niet kunnen voltrekken bij het passeren van notariële akten. In geval van vermoedens van vermelde misdrijven is het noodzakelijk ongebruikelijke transacties te melden. Naast de objectieve, moeten in het bijzonder de subjectieve indicatoren in ogenschouw worden genomen tijdens de beoordeling van de klant en de transacties.

Tot slot

Wong Tham Soeng voegt toe dat gezien de onderhanden zijnde NRA, de komende 4th Mutual Evaluation, doch zeker ook de financiële en strafrechtelijke sancties die een organisatie opgelegd kunnen worden, is het aan te bevelen om de kwetsbaarheden c.q. verbeterpunten van uw organisatie transparant te maken en aan te pakken.

Verder creëren de grote ontwikkelingen in de Gold, Oil & Gas Industries in Suriname vele kansen voor Surinaamse bedrijven. Evenwel kunnen de internationale bedrijven slechts zaken doen met Surinaamse bedrijven die Compliant zijn, omdat zij zelf ook aan de Compliance wet- en regelgeving moeten voldoen. Ook zal ‘The way forward’ voor Suriname om uit de financieel–economische crisis te komen verdere aanscherping, toezicht en handhaving van de Compliance wet- en regelgeving intensiveren. In een vrijblijvend oriëntatiegesprek wordt samen nagegaan welke van onze diensten uw organisatie het beste ondersteunt op weg naar het Compliance Proof zijn.

Quote: “If you think compliance is expensive, try non-compliance!” Andrew Newton